Yes, we can become an 'all remote project team'!

28 april 2020

13 maart 2020, ook in België gaat er een lockdown light van start.  Vrijwel onmiddellijk krijgen we advies langs verschillende kanten hoe we het beste “full-remote” kunnen werken. We zijn nu ruim een maand verder en we beseffen dat de lockdown-maatregelen nog wel even zullen gelden. Een ideaal moment om eens te kijken wat er werkt om een team all-remote te leiden.

Wat werkt nu echt?

Wat werkt nu echt? Bij The Project Pilots leggen we de focus op het Servant Leadership.  Net zoals het in een tijdelijk project team belangrijk is om als project manager ook de rol van Happiness Manager (transparantie, vertrouwen, verantwoordelijkheid, happiness,…) op te nemen om tot een goed werkend team te komen, is het tonen van ‘servant leadership’ cruciaal bij all-remote werken

Het fundament ligt in ons verhaal bij ‘je bent er als pm voor je team’.  De mens in het team staat centraal. Samen bouw je jullie team en bereik je de doelen.  Maar hoe doe je dat van op afstand?

“Is alles dan zoveel anders nu?” hoor ik je denken?  We zijn toch al gewoon om te telewerken? Is de stap naar volledig remote werken zo een grote stap?

Onze pilots hebben dit de voorbije maand aan de lijve ondervonden en we geven jou graag een paar tips en tricks mee. Doe er vooral je eigen ding mee. We hebben de waarheid niet in pacht. Laat ons weten wat jij ervan vindt en hoe jij dit aanvaardt. We leren ook graag bij.

Routine en teamwerking

Maak goede afspraken en behoud je routines. Velen werken binnen een Agile methodologie en het lukt perfect dit aan te houden in een remote setting. Je kan de sprintplanning doen op je Jira board terwijl je in Teams met elkaar communiceert. Je kan een retro houden op Sprintlio en de refinement doen via Sketchboard.  Voor elk van de elementen van projectwerking bestaat er wel een online tool die je kan helpen.  Zoek even uit welke best bij jullie past of welke best past bij de maturiteit van je team. 

In het begin van deze crisis hebben we vermoedelijk allemaal wel wat gezocht naar de juiste tools voor het team en ook hoe je deze voor iedereen aan de praat krijgt.  Eens alles op punt staat heeft het, zo ontdekken we, vaak zelfs voordelen. Iedereen van het team zit in dezelfde situatie en beschikt over dezelfde mogelijkheden om te communiceren. Een telemeeting is nu ook echt voor iedereen een telemeeting. Vroeger had je vaak iemand thuis, iemand in een ander gebouw en dan 2 mensen in dezelfde ruimte.  Dat maakte alles veel moeilijker, want niet iedereen zat in dezelfde setting.  Nu zitten we allemaal in hetzelfde remote schuitje en hebben we dezelfde tools ter beschikking

Eens je de selectie gemaakt hebt van bepaalde tools is het ook wel belangrijk om deze systematisch en consistent te gebruiken.

Eens je de selectie gemaakt hebt van bepaalde tools is het ook wel belangrijk om deze systematisch en consistent te gebruiken. Werk bijvoorbeeld niet de ene dag met Teams en de andere dag met Zoom maar probeer per type activiteit die het team samen doet, éénzelfde consistentie aan te houden en dus routine te kweken.

Thuiswerken betekent natuurlijk dat elk van de medewerkers haar/zijn eigen routine moet vinden in de eigen woonst. Momenteel werken ook de respectievelijke wederhelften thuis en zijn er in veel gevallen ook kinderen die rondlopen. Communiceer daarom duidelijk omtrent de verwachtingen en wees tegelijk flexibel. Luister naar de mensen en speel in op hun noden. Niet iedereen heeft een kamer apart waar zonder afleiding kan gewerkt worden. Sommigen zullen ook in de komende weken moeten helpen bij het verwerken van de nieuwe leerstof van hun kinderen. Ieder van ons heeft zo zijn eigen uitdagingen.  Heb respect voor mekaar en pas je aan. In het proces van verantwoordelijkheid doorgeven, zelfstandig werken en remote werken was het al belangrijk om niet zoals vroeger de uren te meten, maar wel de output. Plaats en tijd worden irrelevant, resultaat des te meer. Gelukkig is dat binnen projecten best voor de hand liggend als je een duidelijke deliverable nastreeft. Volg je sprint op, luister bij standups naar wat de voortuitgang vertraagt en speel daarop in.

In het welzijn van het team is het cruciaal dat elkeen zich nu in het vanop afstand werken zo goed mogelijk voelt.  We zitten allemaal in hetzelfde schuitje, moeten sommige dingen nu éénmaal ondergaan uit solidariteit en de situatie zal nog vaak wijzigen. Het tonen van ‘agility’ wordt met andere woorden een key skill.

De routine van vandaag is wellicht niet die van morgen

Er gaan nu plannen rond om, zodra het toegelaten is, terug in A en B groepen naar kantoor te gaan. Met 2 aan een eiland in plaats van met 4. Met andere woorden, de routine van vandaag is wellicht niet die van morgen. Luister naar de noden en blijf wendbaar. 

Het mag ook fun zijn, of lekker

Blijf regelmatig met je groep iets tofs doen. We mogen het groepsgevoel niet uit het oog verliezen ook al zien we mekaar niet fysiek.  De fun hoort er niet alleen bij, het is een essentieel onderdeel om samen als team zaken te blijven realiseren. En ja dat mag ook lekker of/en gezond zijn.

De fun hoort er niet alleen bij, het is een essentieel onderdeel om samen als team zaken te blijven realiseren

Wij hebben projectteams waar elke vrijdag een ‘kwart over bier’ doorgaat. De vrijdagdrink is zo via Zoom gedigitaliseerd! Een ander team houdt een ‘dorstige donderdag’, even goed.  Doel hiervan is om in groep toch ook even niet over het werk te spreken. In normale omstandigheden ga je op teambuilding, zorg je voor koffiekoeken bij de verjaardag (of het niet halen van een standup!) of je praat bij aan de koffiemachine. Besef wel dat mensen mogelijks minder gaan vertellen naarmate de groep groter wordt. De drempel om persoonlijke zaken te vertellen verhoogt naarmate er meer mensen meeluisteren.

Eén van onze teams startte op Discord ook het kanaal ‘Koffiemachine’. Voordeel van die tool is dat je niet hoeft in te bellen, 1 klik en je bent in dat kanaal om even bij te praten, de andere teamleden zien dit en sluiten even snel aan.

En nee hoor, we hebben voorlopig geen drankprobleem dus drinken is geen must! 😉 Je kan ook fruitmanden laten opsturen, ontbijtmanden, snoepgoed, enz...We hoorden zelfs van bedrijven die 2 maand Netflix uitdelen. Een klein gebaar dat ook op afstand kan bijdragen tot tevredenheid. 

Iedereen moet op tijd en stond unpluggen

Naast aandacht voor het team is aandacht voor de Work-life balance ook belangrijk.  Iedereen moet op tijd en stond kunnen unpluggen. Tijd maken voor gezin, familie en vrienden kan veel energie geven aan elkeen van ons. Op dit moment is er geen afleiding, want je mag niet uit je kot en de verleiding om terug de pc op te starten is soms heel groot. Een goeie servant leader blijft aan zijn/haar teamleden evenwel bevestigen dat op tijd het werk loslaten een absolute must is!

Blijf aanspreekbaar voor je team

Heel veel tijd van iemand in de rol van projectmanager gaat naar communicatie en laat dat niet veranderd zijn in deze tijden. Integendeel, velen onder ons vinden net dat er meer nood is aan communicatie.  Ook hier, de losse babbel bij de koffie is weg. Het even napraten in de meetingroom kan niet meer.

Regelmatig in-checken bij elkeen van het team is zeer opportuun. Even polsen hoe het gaat bij iedereen, welk kanaal je hier ook voor gebruikt, wordt als positief ervaren en je kan zelf ook goed de vinger aan de pols houden.  

De beste ideeën kwamen vroeger al van het team, dat is nog steeds zo

Laat ook weten aan je teamleden dat je aanspreekbaar bent en dat alle ideeën meer dan welkom zijn. De beste ideeën kwamen vroeger al van het team, dat is nog steeds zo.

We vragen feedback, geven feedforward (Marc Lammers, Flow). We geven vertrouwen, verantwoordelijkheid en zijn positief. We krijgen een team dat groeit en bloeit. Een beetje wollig, dat klopt, maar waar en waardevol, altijd en overal, ook los van de Corona crisis.

Maak plannen

De grootste veranderingen ontstaan uit crisissen. Dat zeggen wij niet maar dat blijkt uit de geschiedenis. Het is dan ook onze taak om te blijven vooruitkijken. Voor iedereen is dit een onuitgegeven situatie en toch komen we hier samen sterker uit. Als we terug naar bureau mogen, gaan we toch niet met zijn allen terug vroeger opstaan om in de file te gaan staan? Nee, laat ons nadenken hoe we dat gezinsontbijt ‘s ochtends wel samen kunnen blijven doen. Hoe we daarna de standup met het team van op afstand blijven doen om dan nadien pas naar de steerco bij de klant te gaan en je fysiek pas te verplaatsen als er een meerwaarde aan verbonden is (buiten de files). Laat ons met zijn allen nadenken, zodat we ook positieve elementen uit deze crisis kunnen meenemen naar het leven na Corona.

En intussen, stay positive en stay healthy! Take care of yourself and your fellows.

The Project Pilots

Heb je zelf nog ideeën, contacteer ons gerust op info@theprojectpilots.be of via de 'contacteer ons' knop hieronder. We praten hier graag over met elkeen van jullie bij een virtuele koffie. 

Met ons samenwerken?