Zelf ooit overwogen om je team(s) zelforganiserend te maken, maar weet je niet goed waar te beginnen? In onderstaande blog lijsten we een aantal kleine tips & tricks op die als basis kunnen gelden om de eerste stappen richting een zelforganiserend team te nemen.
Het woord zelforganisatie is de dag van vandaag niet meer weg te denken uit de (IT-) projectwerking. Maar wat houdt dit nu concreet in? Een zelforganiserend team is resultaatverantwoordelijk en staat hierbij zelf in voor het realiseren van hun teamdoelen. Hierbij wordt een duidelijke switch gemaakt van het “controleren en beheersen” naar het geven van vertrouwen aan het eigen team door hen onder andere de “te-behalen doelen” zelf te laten bepalen. Weet dat zelforganisatie een middel is om als team mee aan de slag te gaan, maar geen doel op zich. Het zorgt voor blije medewerkers, snellere en betere processen en tevreden klanten.
In de bovenstaande paragraaf, zit alvast een fundamentele voorwaarde tot succes, namelijk het geven van vertrouwen. Dit is een belangrijk element waar we in de afgelopen jaren een positieve evolutie merkten.
...
...
Het micromanagement maakt plaats voor een cultuur van vertrouwen en een “het is-het-resultaat-dat-telt-mindset”. Door de Corona-maatregelen worden we nog meer in die richting gestuurd. Uiteraard vloeit vertrouwen geven en krijgen voort uit de tijd en de maturiteit van de organisatie/team. Een zelforganiserend team is niet iets wat vandaag op morgen is opgezet. Dit kost tijd en begeleiding maar er is meer dan enkel ruimte en vertrouwen nodig. Zorg er ook voor dat er psychological safety is binnen het team. Teamleden moeten onderling openlijk met elkaar dingen kunnen bespreken, zonder daarop afgerekend te worden. Psychological safety draagt volgens studie bij tot het nemen van ingecalculeerde risico’s, creativiteit, etc. Laat dit nu net ook elementen zijn die bijdragen tot een high performing team.
Benieuwd naar een voorbeeld uit de praktijk? Lees zeker verder!
Het betekent dus niet dat als je een team zelforganiserend laat werken dat de organisatie/teamlead aan power inboet. De invulling van de rol van teamlead of projectleider zal veranderen. Op die manier evolueert de project leider / team lead van een eerder sturende leider naar een dienende leider (servant leader). Het moment waarop het team haar resultaten presenteert, is er de mogelijkheid om feedback te geven en in te grijpen waar nodig om het team alsnog in de juiste richting te brengen of te coachen. Bovendien zijn er binnen de agile-werking genoeg feedback momenten en ceremonieën waarop, indien nodig, de juiste richting, coaching of sturing kan meegegeven worden.
Om even in te pikken op de typische scrum rituelen. Gebruik één van de momenten om bijvoorbeeld delegation poker te spelen. Dit is een ideale tool om het team ruimte te geven om zelf beslissingen te nemen. Door middel van de 7 kaarten (tell-sell-consult-agree-advise-inquire-delegate) kunnen medewerkers zelf kiezen om een gevoel van leerculuur en ownership te creëren.
...
...
...
.
Is het feedback of is het eerder feed-forward?
Hoe dan ook, feedback is een essentieel element om als team continue te blijven leren. Zie het als de brandstof voor een zelforganiserend team. Werken aan een feedback cultuur is fundamenteel zodanig dat medewerkers feedback niet langer zien als een bedreiging waardoor prestaties of leren in het gedrang kan komen. Ze moeten het beschouwen als iets dat vanzelfsprekend is, waarbij wordt gekeken naar elkaars kwaliteiten, maar ook elkaars valkuilen en hoe ze daar moeten mee omgaan. Dienen we daarom altijd feedback te geven over iets dat al achter ons ligt? Beter niet, kijk ook naar wat er voor ons ligt en waarbij teamleden bij elkaar feedforward ophalen. Welke tips/adviezen kunnen de collega’s met elkaar delen om een stap verder te komen met als doel er samen beter van te worden. Plan met een retrospective, een typisch scrum-ritueel, even een momentje in om aan Feed-forward te doen.
Om zelforganisatie mogelijk te maken is een duidelijke richting, met duidelijke doelen nodig. Zorg ervoor dat de neuzen in dezelfde richting staan, in lijn met het hoger doel van de organisatie. Het hoger doel zorgt er daarnaast ook voor dat teams en individuen verbonden zijn, aangezien het verder gaat dan het eigenbelang. Het zorgt mee voor alignment, richting en betrokkenheid. De houding en het gedrag van de leden in het team wordt bepaald door kernwaarden. Zorg ervoor dat de kernwaarden gekend zijn zodat het team weet wat verwacht wordt. Naast de kernwaarden dienen ook duidelijke rollen en rolomschrijvingen te worden afgestemd. Hierbij wordt de verantwoordelijkheid helder omschreven zodat iedereen weet wat hem/haar te doen staat en wat de collega’s kunnen verwachten.
Een voorbeeld uit de praktijk hiervan is een scrum team, die voor een overheidsdienst, software oplevert. De overheidsdienst heeft als purpose een duurzame en efficiënte overheid te ondersteunen. Het scrumteam neemt dit mee over, aangezien dit het hogere doel is van de organisatie waarvoor ze werken. In termen van doelstellingen, kiest het team ervoor om kwalitatieve documentatie en code op te leveren bij herbruikbare componenten. Op vlak van kernwaarden gaat dit team integraal voor een open cultuur, flexibiliteit en ownership. Eén van de rollen dat het team definieert is een verantwoordelijke developer per intern project bij de klant. Zo kan die developer wat meer uit zijn/haar comfortzone treden
...
Als organisatie/ team lead ben je uiteindelijk vrij om te beslissen hoever je in zelforganisatie gaat. Er zijn verschillende niveaus waarbij het ene team zelforganiserend is van A t.e.m. Z, het andere C t.e.m. X. Bekijk hoever je hier zelf kan en wil in gaan
Deze blog krijgt binnenkort een vervolg, waarbij de link tussen zelforganiserend, servant leadership en growth mindset wordt gemaakt. Houd dus zeker onze kanalen in het oog zodat je dit niet moet missen!
The Project Pilots
Heb je zelf nog ideeën, contacteer ons gerust op info@theprojectpilots.be of via de 'contacteer ons' knop hieronder. We praten hier graag over met elkeen van jullie bij een (virtuele) koffie.